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¿Qué es el robo de proveedores? ¿Cómo ocurre y formas de prevenirlo

February 16, 2023

Katie McCann

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Una tienda o restaurante concurridos es algo positivo: es una señal de que tu negocio está en auge. Sin embargo, el ajetreo y el ajetreo de las entregas, los clientes que entran y salen y los empleados que cambian de turno pueden generar oportunidades de cometer errores e incluso de robos intencionados. Obtén más información sobre el robo por parte de proveedores y cómo abordarlo con soluciones de prevención de pérdidas.

Entender el fraude de proveedores

Ya sea que tengas un restaurante, una tienda de conveniencia, o un negocio minorista, es probable que ya tenga relaciones con varios proveedores. Estos socios externos pueden ofrecer un servicio, como el de recogida de basura, o pueden ofrecer un producto, como bebidas embotelladas. Las relaciones sólidas con los proveedores lo ayudan a satisfacer las necesidades de sus clientes para que pueda administrar su negocio de manera eficiente.

El fraude de proveedores ocurre cuando un proveedor externo le roba dinero a tu empresa. El fraude puede no ser intencional: por ejemplo, un proveedor puede entregar accidentalmente menos artículos de los que se le contrató. Ya sea que se trate de un error deliberado o honesto, el robo de un proveedor puede perjudicar sus ganancias, interrumpir tus operaciones y afectar negativamente a las relaciones con los clientes.

Tipos de robo de proveedores

El fraude de proveedores puede ocurrir de muchas formas diferentes. Entre ellas se incluyen:

Modificación de la factura

Un proveedor puede participar en un plan de sobrefacturación para aumentar sus ganancias. Este tipo de robo se produce cuando un proveedor cambia una factura: puede añadir artículos que nunca se entregaron o cobrar tarifas más altas que las acordadas. Los proveedores pueden salirse con la suya si tienen entregas frecuentes o facturas complicadas. Este tipo de robos pueden acumularse rápidamente: Forbes informa que el fraude en las facturas puede costar caro a una empresa del mercado medio, alrededor de 280.000 dólares un año.

Cargos o pagos duplicados

En ocasiones, los pagos duplicados se producen de forma inadvertida: una factura recordatoria y un cheque se cruzan en el correo y el equipo de cuentas por pagar comete un error. Sin embargo, el fraude de los proveedores también puede ocurrir con la ayuda de actores internos malintencionados.

Un miembro del personal puede trabajar con un proveedor para emitir un segundo pago fraudulento y quedarse con el dinero extra. O bien, un proveedor puede cobrarle a su empresa dos veces por un servicio prestado solo una vez. Si alguien de tu equipo aprueba el cargo, tu empresa pierde dinero y el proveedor sabe que puede volver a quedar impune tras el robo.

Manipulación de ofertas

Este esquema de fraude es un tipo de colusión ilegal. Cuando un restaurante o venta al por menor La cadena necesita un nuevo proveedor, es posible que emitan una oferta para recopilar propuestas de diferentes empresas. Esto permite a la empresa comparar y contrastar sus opciones y elegir el proveedor que mejor se adapte a tus necesidades.

La manipulación de ofertas es un intento ilegal de influir en el resultado del proceso de licitación. Un proveedor puede ofrecer sobornos o favores a un empleado interno a cambio de ayudarlo a conseguir un contrato con el proveedor.

Fijación de precios

La fijación de precios es otro tipo de colusión, pero en lugar de que un vendedor y un empleado trabajen juntos, este tipo de fraude lo organiza un grupo de proveedores. Dos o más proveedores trabajarán juntos para acordar fijar el precio de los bienes o servicios por encima de los precios del mercado. Quienquiera que gane un contrato puede aprovechar estos precios inflados artificialmente.

Prevención de fraude de proveedores: mejores

Detener el robo de proveedores es una parte importante de una estrategia integral de prevención de pérdidas. Tome estas medidas para reducir las pérdidas externas e internas:

Centraliza la información de los proveedores

El uso de diferentes procedimientos para diferentes proveedores crea oportunidades de errores de pago y facturación. Mantener un sistema centralizado para toda la información y las transacciones de los proveedores facilita el seguimiento de cada proveedor y de los miembros del personal que interactúan con ellos.

Usa pagos digitales

Es mejor utilizar un sistema de contabilidad basado en software, que crea un registro digital en papel de todas las facturas y pagos de los proveedores. Esto ayuda a evitar la manipulación de cheques, en la que un empleado cambia el beneficiario o el importe de un cheque para desviar fondos de forma fraudulenta.

Implementa controles internos

Tener solo uno o dos miembros del personal que interactúan con los proveedores crea oportunidades de colusión. Asegúrese de establecer controles contables internos. Por ejemplo, si un empleado aprueba una factura, otro empleado debe completar el pago de la factura.

Supervisa las áreas de entrega

Es probable que sus proveedores utilicen un muelle de carga o una puerta trasera. Lamentablemente, no siempre es posible dotar de personal a estas áreas, así que asegúrese de utilizar un sistema de vídeo inteligente que pueda detectar cualquier actividad sospechosa. De lo contrario, los empleados o vendedores podrían robar los artículos del camión cuando llegue la entrega.

Educa a tu personal

Provee una sólida formación al personal para que los empleados sepan cómo reconocer y prevenir el fraude. Considera la posibilidad de ofrecer a los miembros del equipo una forma de denunciar actividades fraudulentas de forma anónima.

Inspecciona todas las entregas

Asegúrate de que cada entrega coincida con tu acuerdo de proveedor. Esto puede requerir un inventario manual o una supervisión por vídeo con análisis que puedan enviar una alerta en caso de que se produzca una actividad inusual.

Tener buenas prácticas comerciales es importante incluso si confía en sus proveedores actuales. Esperamos que su negocio siga creciendo, lo que significa que contratará nuevos socios externos y personal interno adicional. Por eso es fundamental revisar con regularidad tus prácticas de prevención de pérdidas y ofrecer al personal formación y actualizaciones continuas.

Prevén el fraude con DTiQ

No permitas que los robos internos o externos afecten sus resultados: elija un socio confiable para la prevención de pérdidas. En DTiQ, ofrecemos soluciones personalizadas de prevención del fraude entre proveedores para los sectores minorista y de restaurantes. Con más de 45.000 clientes, DTiQ sabe cómo mejorar sus operaciones comerciales con sistemas de vídeo inteligentes, herramientas de auditoría y análisis avanzados.

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