Las pequeñas empresas y los establecimientos de servicio de alimentos deben poder aceptar efectivo además de los pagos con tarjeta de crédito y teléfonos inteligentes. Pero cuando los negocios están en auge, es fácil que los pequeños errores se conviertan en grandes problemas contables. Los empleados deben conocer las mejores prácticas de manejo del efectivo para garantizar que se maneje correctamente.
El efectivo es popular, especialmente para compras pequeñas: un estudio de la Reserva Federal encontró que casi la mitad de los pagos de menos de $10 se hicieron en efectivo. Si se siguen los procedimientos adecuados para gestionar el efectivo, se producirán menos errores. Teniendo esto en cuenta, estas son algunas de las mejores prácticas para el manejo del efectivo.
Prepara al personal para el éxito Ya sea que gestiones un restaurante , boutique o tienda de conveniencia, es probable que varios miembros del personal diferentes manejen el dinero. Eso no es un problema cuando tienes políticas y procedimientos estandarizados en todas tus oficinas y registros. Una política de manejo de efectivo es una herramienta fundamental para que las pequeñas empresas mantengan una contabilidad precisa y minimicen el riesgo de despilfarro, fraude y abuso.
Un primer paso importante de una política de manejo de efectivo es implementar una capacitación efectiva en manejo de efectivo. Asegúrate de que todos los empleados que manejan efectivo hayan recibido instrucciones completas sobre tus prácticas. Confirma siempre el importe de los fondos iniciales en una caja registradora y el importe al final del turno del empleado. Esto te ayuda a llevar un registro de los errores que comete un empleado y a mantenerte organizado a medida que el dinero circula por tu empresa.
Contar con el personal adecuado y un equipo comprometido también es fundamental. Si tu empresa tiene escasez de personal, es más probable que los empleados se apresuren y cometan errores al preparar los depósitos o emitir cambios. Incluido con videovigilancia que supervisa la gestión del efectivo, nunca debes tener un solo miembro del personal in situ.
Gestión efectiva en la caja Si bien quieres garantizar un resultado positivo experiencia del cliente , también necesitas proteger a al personal y a tus ganancias. Limita la cantidad de empleados que manejan dinero en efectivo y asegúrate de que quienes lo hacen lo guarden correctamente o llamen a un gerente cuando necesiten ayuda. Considera la posibilidad de implementar estas seis mejores prácticas para gestionar el efectivo en la caja:
1. Revisa todos los billetes de más de 20 dólares Acabar con dinero falso nunca es bueno. Aunque esté ocupado, tómese unos segundos para examinar cualquier billete que supere los 20 dólares para asegurarse de que es real. Busca marcas de agua y otras marcas de autenticidad o usa tu bolígrafo falsificado en el billete.
2. Guarda todos los billetes grandes debajo de la caja registradora Guardar los billetes más grandes (de 50 dólares o más) debajo de la caja registradora ayuda a mantener organizada la caja registradora. Guardarlos en un lugar seguro que no se entregarán accidentalmente en forma de cambio y los mantendrá fuera de la vista de los estafadores que cambian rápidamente o de quienes buscan tiendas que puedan tener grandes cantidades de efectivo en sus depósitos nocturnos. Asegúrese de tener un contenedor seguro para guardar estos billetes a fin de evitar que se pierdan al utilizar este método.
3. Guarda el pago en efectivo del cliente en la caja registradora Guardar el dinero en efectivo en la caja registradora ayuda a confirmar que tanto tú como el cliente conocéis el tipo de billete entregado. Esto elimina la incertidumbre en caso de que se cuestione el pago o el cambio y hace que sea muy fácil volver a confirmar la cantidad de efectivo que el cliente pagó en lugar de la cantidad que se devolvió.
4. Confirma verbalmente el efectivo recibido y el cambio Cuando sea posible, los empleados deben indicar la cantidad de efectivo que entrega al cliente para evitar errores honestos, como que un cliente entregue un billete de 10 dólares cuando creía que había sacado 20 dólares. Los empleados también pueden contar en voz alta las monedas de un cliente para reducir la confusión.
5. Gestiona las alertas cuando el efectivo supera los límites definidos Mantener la caja registradora organizada es más fácil cuando no está repleta de facturas y recibos. Una caja con exceso de existencias puede provocar que las facturas se escapen, se acumulen u otros errores simples que provoquen la pérdida de efectivo. Una vez que una caja tiene una cantidad determinada de efectivo, lo más seguro es llevarlo a una caja fuerte designada o a la oficina del gerente para guardarlo de manera segura hasta que el dinero pueda trasladarse a otro lugar.
6. Audita el registro si un cliente cree que se quedó corto Realizar una auditoría de la caja registradora cuando un cliente cuestiona su cambio le asegura que no se ha quedado sin dinero y ofrece tranquilidad a los empleados.
7. Utiliza la tecnología para garantizar que los recuentos y las auditorías sean precisos Integración de tu software de punto de venta (POS) con video inteligente ofrece una solución sofisticada para revisar transacciones específicas y garantizar que el cliente reciba la cantidad adecuada de cambio. Dependiendo del proveedor de tecnología usted elige, las funciones a menudo van más allá de una sola característica beneficiosa para tu negocio.
En caso de duda, asegúrate de que los empleados sepan que pueden pedir ayuda a su supervisor. Define políticas claras sobre cuándo involucrar a un gerente en una transacción, por ejemplo, cuando un cliente solicita un reembolso o quiere devolver un artículo sin recibo; todo esto puede explicarse en la formación sobre manejo de efectivo. Al final de su turno, cada empleado debe conocer el procedimiento adecuado para cerrar su caja registradora y entregar el dinero en efectivo para su depósito.
Mejores prácticas para los depositantes Ya sea que tu equipo utilice una caja fuerte inteligente en las instalaciones o prepare un depósito para llevarlo al banco, es importante contar con controles internos para mitigar el riesgo y evitar errores. Entre ellos se incluyen:
Separación de funciones: Necesita un sistema de controles y contrapesos para minimizar el riesgo de errores o fraudes. Si un empleado prepara un depósito en efectivo, otro empleado debe hacer el depósito.Consistencia: Utilice siempre un proceso uniforme al contar efectivo, como contar los billetes de menor a mayor denominación.Cuenta privada: No cuentes el dinero que sale a la vista, ya que esto podría ponerte en riesgo de robo. En su lugar, cuente en un área privada con la presencia de al menos dos empleados, preferiblemente con videovigilancia.Mantenga las cuentas separadas: Si te estás preparando para depositar efectivo en diferentes cuentas, asegúrate de registrar y almacenar ese dinero por separado. Revisa tu trabajo: Es una buena idea contar el efectivo dos veces y revisar minuciosamente el comprobante de depósito antes de completar un depósito.Mantener una gran cantidad de efectivo en su empresa es un riesgo para la seguridad, por lo que es mejor tener un cronograma establecido para realizar depósitos en efectivo. Además, cuanto más efectivo tenga en sus instalaciones, mayor será el riesgo de errores o desorganización. Algunas empresas fijan un límite a la cantidad de efectivo que guardan en sus cajas registradoras.
La tecnología adecuada puede mejorar su experiencia de manejo de efectivo y establecer un registro digital en papel. Un sistema automatizado de administración de efectivo elimina el proceso manual de contar efectivo y crear depósitos. Esto reduce las posibilidades de que se produzcan errores humanos y ahorra una cantidad considerable de tiempo al personal, que luego puede reasignarse a otras tareas.
Pagos con tarjeta de crédito y smartphone No todos los pagos se realizarán en efectivo; también querrás que tu equipo acepte con confianza los pagos con tarjeta de crédito o teléfono inteligente. Si bien es menos probable que se cometan errores con estos métodos que con el efectivo, es importante que los miembros del personal sean diligentes a la hora de aceptar cualquier forma de pago. Asegúrate de que los empleados implementen las siguientes prácticas:
Rastrea todas las transacciones: el POS debe estar integrado con su software de contabilidad. Esto crea un registro de auditoría para todos los tipos de pagos, lo que ayuda a reducir la probabilidad de errores de contabilidad. Utiliza correctamente las tarjetas con chip: si la tarjeta de crédito de un cliente tiene un chip, el empleado siempre debe procesar su pago insertando la tarjeta, no pasándola por el dedo. Los microchips ofrecen un nivel de seguridad mucho mayor que tiras magnéticas , que generan datos estáticos que pueden robarse fácilmente y utilizarse de forma fraudulenta. Registra la información del cliente: asegúrate de que los empleados recopilen suficiente información si su empresa acepta pagos con tarjeta de crédito por teléfono. Esto incluye el nombre completo del cliente tal como aparece en la tarjeta, el número completo de la tarjeta, la fecha de caducidad y el código de seguridad, así como la dirección de facturación y el número de teléfono del cliente.Verifica la información del cliente: haz que los empleados soliciten ver la identificación con foto de un cliente para compras grandes con tarjeta de crédito o pagos móviles. Aprende de la auditoría: una auditoría puede ser un proceso estresante, pero también es una rica fuente de asesoramiento. Si te has sometido recientemente a una auditoría interna o externa, tómate el tiempo para revisar el informe del auditor y buscar las áreas en las que tu empresa puede mejorar.Dado que los pagos móviles son cada vez más comunes, es posible que las empresas deban proporcionar capacitación adicional al personal. Afortunadamente, aceptar pagos móviles suele ser un proceso sencillo e igual de seguro que usar una tarjeta de crédito.
Si tu empresa ofrece tarjetas de regalo o acepta métodos de pago menos comunes, como cheques personales, asegúrate de dedicar tiempo a capacitar a tu personal sobre el manejo de esos métodos de pago.
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