Małe firmy i placówki gastronomiczne muszą być w stanie przyjmować gotówkę oprócz płatności kartą kredytową i smartfonem. Ale kiedy biznes kwitnie, małe błędy łatwo zamieniają się w duże bóle księgowe. Pracownicy muszą być świadomi najlepszych praktyk obsługi gotówki, aby upewnić się, że jest ona obsługiwana prawidłowo.
Gotówka jest popularna, zwłaszcza w przypadku małych zakupów: jedno badanie Rezerwy Federalnej wykazało, że Prawie połowa płatności poniżej 10 USD zostały zrobione w gotówce. Przestrzeganie odpowiednich procedur obsługi gotówki spowoduje zmniejszenie liczby błędów. Mając to na uwadze, oto kilka najlepszych praktyk dotyczących obsługi gotówki.
Przygotuj personel do sukcesu Niezależnie od tego, czy prowadzisz restauracja , butik lub sklep spożywczy, prawdopodobnie masz wielu różnych pracowników obsługujących pieniądze. Nie stanowi to problemu, gdy masz ustandaryzowane zasady i procedury we wszystkich lokalizacjach i rejestrach. Polityka obsługi gotówki jest kluczowym narzędziem dla małych firm do prowadzenia dokładnej księgowości i minimalizowania ryzyka marnotrawstwa, oszustw i nadużyć.
Ważnym pierwszym krokiem polityki obsługi gotówki jest wdrożenie skutecznego szkolenia w zakresie obsługi gotówki. Upewnij się, że każdy pracownik zajmujący się gotówką otrzymał wyczerpujące instrukcje dotyczące Twoich praktyk. Zawsze potwierdzaj kwotę środków początkowych w szufladzie kasowej i kwotę na koniec zmiany pracownika. Pomaga to śledzić wszelkie błędy popełniane przez pracownika i zachować porządek w miarę przepływu pieniędzy w Twojej firmie.
Posiadanie odpowiedniego personelu i zaangażowany zespół Jest też krytyczny. Jeśli Twoja firma jest ograniczona, pracownicy częściej spieszą się i popełniają błędy podczas przygotowywania depozytów lub wydawania zmian. Nawet z nadzór wideo który nadzoruje obsługę gotówki, nigdy nie powinieneś mieć tylko jednego pracownika na miejscu.
Obsługa gotówki w rejestrze Podczas gdy chcesz zapewnić pozytywny doświadczenie klienta , musisz także chronić swój personel i swoje wyniki finansowe. Ogranicz liczbę pracowników zajmujących się gotówką i uważaj, aby ci, którzy to robią, odpowiednio je przechowywali lub dzwonią do menedżera, gdy potrzebują pomocy. Rozważ wdrożenie tych sześciu najlepszych praktyk dotyczących obsługi gotówki przy kasie lub zarejestrowaniu się:
1. Sprawdź wszystkie rachunki większe niż 20 USD Kończenie fałszywymi pieniędzmi nigdy nie jest dobrą rzeczą. Mimo że może być zajęty, poświęć kilka sekund, aby zbadać rachunek powyżej 20 USD, aby upewnić się, że jest prawdziwy. Poszukaj znaków wodnych i innych znaków autentyczności lub użyj fałszywego długopisu na rachunku.
2. Przechowuj wszystkie duże rachunki pod rejestrem Trzymanie większych rachunków (wszystko o wartości 50 USD i więcej) pod rejestrem pomaga utrzymać porządek w szufladzie kasowej. Schowanie ich zapewnia, że nie zostaną przypadkowo podane jako zmiana i chroni je z dala od wzroku przed szybko zmieniającymi się oszustami lub tymi, którzy szukają sklepów, które mogą mieć większe kwoty gotówki w swoich nocnych depozytach. Upewnij się, że masz bezpieczny pojemnik do przechowywania tych rachunków, aby zapobiec ich zgubieniu podczas korzystania z tej metody.
3. Umieść płatność gotówką klienta w całym rejestrze Umieszczenie gotówki w kasie pomaga potwierdzić, że zarówno Ty, jak i klient jesteście świadomi rodzaju przekazanego rachunku. Eliminuje to niepewność w przypadku kwestionowania płatności lub zmiany i bardzo ułatwia ponowne potwierdzenie kwoty gotówki, którą klient zapłacił w porównaniu ze zmianą, która została zwrócona.
4. Werbalnie potwierdź otrzymaną gotówkę i zmianę Jeśli to możliwe, pracownicy powinni podać kwotę gotówki, którą klient przekazuje, aby zapobiec uczciwym błędom, takim jak przekazanie przez klienta rachunku o wartości 10 USD, gdy myślał, że wykupił 20 USD. Pracownicy mogą również głośno odliczać zmianę klienta, aby zmniejszyć zamieszanie.
5. Zarządzanie alertami, gdy gotówka przekroczy określone limity Uporządkowanie szuflady kasowej jest łatwiejsze, gdy nie jest przepełniona rachunkami i kartami pokwitowań. Nadmiar zapasów może prowadzić do wysuwania się rachunków, utknięcia razem lub innych prostych błędów, które prowadzą do utraty gotówki. Gdy w skarbie znajduje się pewna ilość gotówki, najbezpieczniej jest przynieść gotówkę do wyznaczonego sejfu lub biura menedżera w celu bezpiecznego przechowywania pieniędzy, dopóki pieniądze nie zostaną przeniesione poza teren obiektu.
6. Kontroluj rejestr, jeśli klient uważa, że został krótko zmieniony Audyt szuflady kasowej, gdy klient kwestionuje ich zmianę, zapewni go, że nie zostały krótko zmienione i zapewni pracownikom spokój ducha.
7. Korzystaj z technologii, aby zapewnić dokładność zliczeń i audytów Integracja oprogramowania punktu sprzedaży (POS) z inteligentne wideo oferuje wyrafinowane rozwiązanie do przeglądu konkretnych transakcji i zapewnienia klientowi odpowiedniej ilości zmian. W zależności od dostawca technologii wybierzesz, funkcje często wykraczają poza jedną korzystną funkcję dla Twojej firmy.
W razie wątpliwości upewnij się, że pracownicy wiedzą, że mogą wezwać swojego przełożonego o pomoc. Określ jasne zasady dotyczące tego, kiedy zaangażować menedżera w transakcję, na przykład gdy klient żąda zwrotu pieniędzy lub chce zwrócić przedmiot bez pokwitowania - wszystko to można opisać w szkoleniu z obsługi gotówki. Pod koniec zmiany każdy pracownik powinien znać właściwą procedurę zamknięcia rejestru i przekazania gotówki do zdeponowania.
Najlepsze praktyki dotyczące depozytów Niezależnie od tego, czy Twój zespół korzysta z inteligentnego sejfu na miejscu, czy przygotowuje depozyt do banku, ważne jest, aby mieć kontrolę wewnętrzną w celu ograniczenia ryzyka i zapobiegania błędom. Należą do nich:
Podział obowiązków: Potrzebujesz systemu kontroli i sald, aby zminimalizować ryzyko błędów lub oszustw. Jeśli jeden pracownik przygotowuje depozyt gotówkowy, inny pracownik powinien dokonać wpłaty.Spójność: Zawsze stosuj spójny proces przy liczeniu gotówki, na przykład liczenie rachunków od najniższego do najwyższego nominału.Policz prywatnie: Nie licz gotówki na otwartej przestrzeni, co może narazić Cię na ryzyko kradzieży. Zamiast tego licz w strefie prywatnej z co najmniej dwoma pracownikami, najlepiej z monitoringiem wideo.Trzymaj konta oddzielnie: Jeśli przygotowujesz się do wpłacania gotówki na różnych kontach, pamiętaj, aby zarejestrować i przechowywać te pieniądze osobno. Sprawdź swoją pracę: Dobrym pomysłem jest dwukrotne policzenie gotówki i dokładne przejrzenie kuponu depozytowego przed dokonaniem wpłaty.Utrzymywanie dużej ilości gotówki w firmie stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa, dlatego najlepiej jest mieć ustalony harmonogram dokonywania wpłat gotówkowych. Ponadto im więcej gotówki masz na miejscu, tym większe ryzyko błędów lub dezorganizacji. Niektóre firmy ustalają limit ilości gotówki, którą przechowują w swoich rejestrach.
Odpowiednia technologia może poprawić wrażenia z obsługi gotówki i stworzyć cyfrowy ślad papieru. Zautomatyzowany system zarządzania gotówką eliminuje ręczny proces liczenia gotówki i tworzenia depozytów. Zmniejsza to ryzyko błędu ludzkiego i oszczędza znaczny czas personelu, który można następnie przenieść na inne zadania.
Płatności kartą kredytową i smartfonem Nie wszystkie płatności będą odbywać się gotówką - chcesz również, aby Twój zespół był pewny siebie podczas przyjmowania płatności kartą kredytową lub smartfonem.. Chociaż błędy są mniej prawdopodobne w przypadku tych metod niż w przypadku gotówki, nadal ważne jest, aby pracownicy byli ostrożni przy akceptowaniu jakiejkolwiek formy płatności. Upewnij się, że Twoi pracownicy stosują następujące praktyki:
Śledź wszystkie transakcje: Twój POS powinien być zintegrowany z oprogramowaniem księgowym. Tworzy to ścieżkę audytu dla wszystkich rodzajów płatności, pomagając zmniejszyć prawdopodobieństwo błędów księgowych. Używaj kart chipowych prawidłowo: Jeśli karta kredytowa klienta ma chip, pracownik powinien zawsze przetwarzać płatność, wkładając kartę, a nie przesuwając ją. Mikrochipy oferują znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa niż paski magnetyczne , które generują dane statyczne, które można łatwo ukraść i oszustwo wykorzystać. Zapisz informacje o klientach: Upewnij się, że pracownicy zbierają wystarczające informacje, jeśli Twoja firma akceptuje płatności kartą kredytową przez telefon. Obejmuje to pełne imię i nazwisko klienta widoczne na karcie, pełny numer karty, datę ważności i kod bezpieczeństwa, a także adres rozliczeniowy klienta i numer telefonu.Zweryfikuj informacje o klientach: Poproś pracowników o potwierdzenie dokumentu tożsamości ze zdjęciem klienta w przypadku dużych zakupów za pomocą karty kredytowej lub płatności mobilnych. Ucz się z audytu: Audyt może być stresującym procesem - ale jest również bogatym źródłem porad. Jeśli ostatnio przeszedłeś audyt wewnętrzny lub zewnętrzny, poświęć trochę czasu na przejrzenie raportu audytora i poszukaj obszarów, w których Twoja firma może się poprawić.Ponieważ płatności mobilne stają się coraz bardziej powszechne, firmy mogą potrzebować dodatkowych szkoleń dla pracowników. Na szczęście akceptowanie płatności mobilnych jest na ogół prostym procesem i jest tak samo bezpieczne, jak korzystanie z karty kredytowej.
Jeśli Twoja firma oferuje karty podarunkowe lub akceptujesz mniej popularne metody płatności, takie jak czeki osobiste, upewnij się, że poświęciłeś trochę czasu na przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi tych metod płatności.
Popraw szkolenie w zakresie obsługi gotówki z pomocą DTiQ Przy wszystkich codziennych wymaganiach związanych z prowadzeniem firmy, skupienie się na wszystkich drobnych szczegółach obsługi gotówki może być trudne. Tam właśnie pojawia się DTiQ. Nasze SmartAUdit narzędzie gromadzi potężne informacje, które pomogą Ci ulepszyć Twoje praktyki biznesowe. DTiQ używa zaawansowana analityka wideo aby przejrzeć procedury obsługi gotówki, abyś mógł ukierunkować swoje szkolenia i poprawić wyniki finansowe. SmartAudit DTiQ może oznaczać kilka problemów, takich jak:
Niezabezpieczone rolki lub sejfy Otwórz szuflady gotówkowe Gotówka pozostawiona na ladach lub biurkach Zrzucone rachunki Brak odpowiedzialności z pojedynczą szufladą Dodatkowo DTiQ może projektować niestandardowe rozwiązania aby pomóc Ci w efektywności operacyjnej i strategiach zapobiegania stratom. Pracujemy na modelu usługi subskrypcji, więc nie ma wydatków kapitałowych, a zawsze będziesz mieć najbardziej aktualne oprogramowanie. Więcej informacji na temat naszych usług oraz cen , zarezerwuj demo Dzisiaj.